沪工办发〔2008〕2号

市总机关各部室、各直管单位：

　　现将《上海市总工会电子公文归档管理实施办法(暂行)》印发给你们，望遵照执行。

　　二○○八年一月四日

上海市总工会电子公文归档管理实施办法(暂行)

　　第一条 为了保障电子公文的科学保管和有效利用,根据《上海市档案条例》和《上海市电子公文归档管理实施办法（暂行）》，结合本会实际，制定本办法。

　　第二条 电子公文归档，是指文书部门或业务部门将按规范程序形成的电子公文，按一定要求向本机关档案部门移交的过程。

　　归档电子公文，是指具有查考和利用价值，并按一定要求归档后作为档案保存的电子公文。

　　第三条 电子公文归档管理的原则是：遵循电子公文形成特点和规律，维护电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性，便于电子公文的科学保管和长期有效利用。

　　第四条 电子公文归档纳入机关公文管理，由办公室监督指导,各职能部门指定专人负责电子公文的归档工作，将电子公文的形成、积累、收集、整理、鉴定、归档、保管和利用纳入机关文书处理程序。电子公文归档前由形成部门负责，移交后由办公室（档案部门）负责。

　　第五条 电子公文的归档范围及保管期限与文书档案保持一致。

　　第六条 电子公文一般在办理完毕后由部门即时归档，并由形成部门保留至第二年六月份办理移交，一般在脱机载体（盘片、光盘等）或计算机网络上进行归档，脱机载体归档的应同时在计算机上保留备份。

　　第七条 电子公文管理系统应采取稳妥的身份识别、权限控制、防计算机病毒及防攻击等技术措施。涉密电子公文必须标明相应的密级，并禁止在非涉密网和非涉密信息系统中传输、处理。

　　第八条 制成纸质公文与电子公文应一同归档，并使两者建立逻辑关联。纸质公文以问题分类，以类为单位；电子公文相同问题的各类文本归在一个文件夹内，以文件夹为单位，与纸质公文相对应。

　　第九条 办公室（档案部门）在接收电子公文时，计算机网络管理部门应对归档电子公文进行技术审核，确保无病毒、未压缩、未加密，脱机载体还要确保无划痕、未磁化、并符合档案管理要求的存储格式，发现问题及时退回形成部门整改。办公室（档案部门）验收合格后，应按规定办理电子公文移交接收手续。

　　第十条 归档电子公文应复制四套，一套由形成部门保管，一套封存入档案室，一套提供利用，一套异地保管（市档案馆）。

　　第十一条 档案计算机管理系统应当纳入本机关办公自动化系统，并与电子公文管理系统相衔接，确保存放的电子公文便于管理和利用。应当把公文管理和档案管理整合成统一的文档一体化管理系统。

　　第十二条 办公室（档案部门）与计算机网络管理部门负责定期对归档电子公文进行可识别性检测，对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次检验，发现问题及时采取恢复措施。对磁性载体保存的归档电子公文，每4年转存一次，原载体同时保留时间不少于4年。

　　第十三条 办公室（档案部门）应当按权限提供利用归档电子公文，封存的归档电子公文只供内部管理，不得直接提供利用。

　　办公室（档案部门）提供利用有密级要求的归档电子公文时，应严格遵守有关保密规定。采用联网方式提供利用的，计算机网络管理部门应采取稳妥的身份认定、权限控制，并安装加密机、防火墙和防电磁泄漏等设备。

　　第十四条 超过保管期限的归档电子公文的鉴定和销毁，按照纸质档案的有关规定办理。属于保密范围的归档电子公文，如存储在不可擦除载体上，应连同存储载体一起销毁并在网络中彻底清除。不属于保密范围的归档电子公文可进行逻辑删除。已销毁的归档电子公文由办公室（档案部门）列出销毁目录存档备查。

　　第十五条 本办法自2008年1月1日起施行。